Introducción
¿Eres de los que piensan que el cambio se planifica y que la incertidumbre se controla? ¿Piensas que los procedimientos, el governance y los KPIs son los que aseguran la eficiencia de la organización? ¿Crees que el trabajo remoto es solo una excepción por la pandemia? ¿Sigues aplicando modelos de toma de decisiones jerárquicos? Pues entonces creo que te voy a dar alguna mala noticia, así que tu verás si quieres seguir leyendo…
Da igual en qué organización o departamento estés, administración pública, sector privado, Start-up, ONG, en un departamento operativo, de negocio, de marketing, de tecnología…estamos todos inmersos en cambios que ya están cambiado nuestra forma de vivir, trabajar y relacionarnos. Para tener éxito en este nuevo mundo que ya está aquí y además acelerado por la pandemia, necesitaremos descubrir nuevas formas de organizar y liderar, a la vez que encontramos nuevos enfoques para reclutar, desarrollar, involucrar y retener talento. Ya no solo vale trabajar sobre el Customer Experience, ahora es crítico trabajar sobre el Employee Experience y no hay mejor forma de hacerlo que a través de Mindfulness Way of Working.
Añadido a lo anterior, la complejidad que vivimos en las organizaciones aumenta día a día, crece la especialización de productos, de segmentos de clientes, de mercados locales, globales y competidores. Crecen los stakeholders, los partners, las áreas de conocimientos, las tecnologías, las metodologías, etc.
El modelo de trabajo habitual en la mayoría de las organizaciones que yo conozco es el Jerárquico basado en “Command and Control” que en un entorno VUCA (Volátil, Incierto, complejo y ambiguo) se convierte en un limitante. Una forma de trabajo basada en procedimientos formales asegurándose que nadie se salta ni un solo paso, micro-management, fuertes governance, reporting exagerado, KPIs de performance, fiscalización del error, empleados pegados largas jornadas a sus sillas, etc. solo generan una falsa ilusión de tener todo bajo control y ser eficientes.
No se puede tener bajo control el cambio y la incertidumbre, cuanto antes lo entendamos y aceptemos, más felices viviremos y seremos más exitosos. Iremos viendo a lo largo de este artículo como con una aproximación Mindfulness Way of working podemos conseguirlo.
Recordemos de nuevo los 5 pilares de las Mindfulness Organizations para tener la foto completa porque empezaremos a relacionar conceptos ya explicados en artículos anteriores, aunque en este artículo nos centraremos en Mindfulness Way of Working.
No se puede tener bajo control el cambio y la incertidumbre, cuanto antes lo entendamos y aceptemos, más felices viviremos y seremos más exitosos
¿Qué es Mindfulness Ways of working?
Mindfulness Way of Working es lo que nos facilita trabajar de manera eficiente desde un estado de presencia y consciencia en lo que está pasando. Con foco en las personas y sus interacciones, y cambiando la perspectiva de control de recursos por facilitación de comunidades o ecosistemas que evolucionan continuamente.
Esto se consigue despertando de nuestro letargo, estando presentes y conscientes, no somos máquinas que siguen órdenes, ni números en una nómina. Somos seres únicos, creativos y completos que obviamente tienen que generar un valor, pero la cuestión como siempre, no es el resultado, sino cómo se llega a ese resultado.
En 20 años he visto de todo, pero no hay nada peor que querer procedimentar las relaciones humanas, el sentido común, el cambio y los imprevistos. O querer medir a una persona por unos KPIs desconectado del entorno más amplio y global, y sobre todo no hay nada peor que pasarse la mitad del día haciendo informes a distintos stakeholders y justificando que si ha pasado algo, no es culta tuya…y que si es culpa tuya, no pasa nada, se arregla, se aprende y se buscan mecanismos para que no vuelva a pasar.
Si volvemos a la esencia Mindfulness, necesitamos estar presentes y conscientes, entender que el mundo está cambiando y continua evolución, y que esto implica necesariamente un cambio en los modelos tradicionales de organización y liderazgo, rompiendo barreras, permitiendo que cada persona se conecte con su propósito, sus valores, viva sin estrés, y desarrolle todas sus cualidades, creatividad y eficiencia. Con un enfoque Mindfulness Way of Working, trabajaremos sobre todas las palancas que permitan a las personas estar en equilibrio, que es lo que facilitará poder dar lo mejor de ellos.
Como ya he comentado en artículos anteriores, hay empresas como Google y Apple, que de esto saben bastante, y llevan ya muchos años ofreciendo programas de Well-being a sus empleados porque han verificado, que cuanto más felices, plenas y motivadas estén las personas, más eficientes y creativas son. Mi visión de Mindfulness way or working va mucho más allá, no es aplicar un programa de bienestar, es pensar que todo lo que hacemos está alineado con la filosofía Mindfulness.
No podemos esperar que la gente esté motivada siguiendo órdenes y procedimientos en muchos casos frustrantes y arcaicos.
Trabajar con Propósito, valores y objetivos
No podemos esperar que la gente esté motivada siguiendo órdenes y procedimientos en muchos casos frustrantes y arcaicos. Si queremos tener personas motivadas en nuestros equipos, debemos asegurarnos que sientan que son parte de algo más grande, entender y ser parte del propósito y valores de la organización y teniendo objetivos claros, priorizados y alcanzables.
Veíamos en artículo anterior de Mindfulness Culture, lo importante que es tener en la organización un propósito y valores con los que nos sintamos identificados. El propósito es lo que mueve a las personas, es el alma de una organización, no es material, pero es el hilo conductor de todo lo que se hace, y los valores nos marcarán la hoja de ruta para llegar a nuestro propósito, porque no vale hacerlo de cualquier manera, si conseguimos nuestro propósito pero los miembros de la organización tienen niveles altos de estrés, ansiedad y frustración, de poco habrá valido.
Mindfulness Way of Working facilitará que el propósito se convierta en misión, visión, iniciativas estratégicas y objetivos, y cada persona debe entender cómo sus objetivos personales contribuyen al propósito de la organización. Aquí hay modelos que se pueden utilizar como los OKRs, pero más allá de los modelos o herramientas hay que asegurarse que podemos conseguir esta cadena de valor y bajarla al trabajo de cada persona.
Es interesante observar como cada vez más, las nuevas generaciones están rompiendo patrones y no queriendo trabajar en las típicas grandes organizaciones de toda la vida, y se mueven más en los mundos de start-up, donde se sienten más cerca de contribuir a proyectos sociales, o estar más cerca del propósito y valores de la organización, donde se crean entornos más humanos y formas de trabajo de mayor colaboración y cohesión.
Mindfulness Way of Working facilita la decisión consciente de centrarnos en las personas, en sus necesidades, permitiéndolas elegir en función de su momento vital actual
Trabajo Flexible
Los modelos de trabajo han cambiado, y no solo por la pandemia, que por cierto ha dado un buen empujoncito, sino porque ya muchos tienen claro que no se alcanza la plenitud sin equilibrio personal/profesional.
Se impone una cultura de equilibrio y de flexibilidad laboral, sin entrar en otros elementos que son ya también una realidad como la deslocalización, diversidad e inclusión, etc.
Hay que acabar con patrones limitantes como que hay que estar en la oficina para que te vean porque sino se olvidan de ti, o para que tu jefe vea que estás en tu sitio hasta bien tarde para demostrar lo implicado que estás (aunque estés jugando al solitario).
El trabajo remoto y flexible nos abre grandes posibilidades, no solo de flexibilidad horaria según tus necesidades personales, impacta a mucho más como reducción de contaminación, eliminación de estrés por atascos y largos desplazamientos, por poder llevar a tu hijo al cole sin que tengas que hacer una call a la vez poniendo en riesgo tu seguridad y la de tus hijos, etc. También nos permite incluir en el equipo a personas de sitios remotos que pueden facilitar y enriquecer los equipos o incluso movernos a enfoques crowdsourcing o cualquier otra modalidad que diluye el concepto de tener “empelados” a trabajar con personas y resultados.
Pasamos de esta manera de paradigmas de “command and control” a “smart working” o “agile working”, tenéis más detalles en una amplia bibliografía por ejemplo Future Work.
Mindfulness Way of Working facilita la decisión consciente de centrarnos en las personas, en sus necesidades, permitiéndolas elegir en función de su momento vital actual, y esto no significa que no se esfuercen, sino que cada persona consigue sus logros de la manera más equilibrada.
De Managers a Facilitadores/Coach/Mentores
Como ya he indicado en todos los artículos anteriores, el liderazgo es la piedra angular del cambio, hay que cambiar el modelo de gestión de “Command & Control” por un modelo de “Facilitación”, y esto si es un reto, los tradicionales managers tienen que entender que ya no se trata de dar órdenes que otros ejecutan, sino que deben convertirse en un facilitador/coach/mentor del equipo, haciéndoles crecer, siendo un referente y fuente de inspiración, es decir, moviéndonos al paradigma de Mindfulness Leader.
Claramente debemos pasar de un modelo de gestión basado en outputs a uno basado en outcomes, es decir, de hacer tareas a obtener un resultado. Ya no vamos a medir las horas que trabaja una persona sino que medimos los resultados obtenidos, así que esto hará trabajar más a los managers, porque contar horas es más fácil…
Hay que cambiar el modelo de gestión de “Command & Control” por un modelo de “Facilitación”.
Comunidades y Ecosistemas vs Jerarquías
Las organizaciones muy jerarquizadas tienen el gran problema de que los miembros del comité de dirección, no son capaces de saber qué pasa en los equipos de trabajo. Si os leéis el artículo de Gustavo Razzeti “Leaders don´t know their culture” lo podréis entender mejor.
Las organizaciones jerarquizadas son en las que se aplica el “Command and control”. Las organizaciones que aplanan jerarquías y enfocan su organización a comunidades o ecosistemas que evolucionan, facilitarán una Mindfulness Organization y Mindfulness Culture, así como modelos de toma de decisiones basados en asesoramiento, delegación, distribución, etc. No existirá un jefe, sino un Mindulness Leader que facilitará actuar de manera más consciente, presente, entendiendo las necesidades de las personas, su propósito y valores. Enfocando el trabajo a resultados (no a tareas) y asegurándose que la comunicación y el alineamiento con el propósito, valores y objetivos de la organización es posible.
Abrazando el cambio y la incertidumbre
Aunque nos hartamos a decir que somos personas resilientes, que nos sentimos cómodos con los cambios y que tenemos una organización que se adapta a los cambios, suele ser mentira.
A nivel personal un cambio es un proceso que uno tiene que decidir vivir y tiene sus fases y su propósito, no está, desafortunadamente, en nuestro ADN todavía.
Y las organizaciones (los lideres de las mismas más bien) cuando se enfrentan a un cambio o incertidumbre consideran que tienen tomar decisiones rápidas, sin datos y sin consultar a sus equipos, los tan valorados nuevos líderes. Y puede que esas decisiones sean buenas, pero si aplicamos un pensamiento Mindfulness debemos actuar diferente:
Acción -> Mindfulness -> Reacción
Es decir, no pasamos del hecho que sucede (acción) a una reacción inmediata (Toma de decisión), sino que nos damos un espacio “mindfulness” para estar presentes, centrados y desde ahí ya tomamos la decisión. No es lo mismo.
Y sobre todo, no lo hacemos solos cuando es algo relevante, sino con las personas que van a verse afectadas por esas decisiones.
¿Pero cómo? Pues muy fácil “Slow down to speed up”:
- Aceptamos que tenemos retos complejos. Demos forma al reto, con ojos, manos y pies. Siempre hay varias soluciones.
- Para, respira, ven al momento presente y toma consciencia.
- Pon toda tu atención y energía en el reto que tienes, solo en eso, por un espacio de tiempo no hay nada más en tu vida.
- Puedes hacerlo solo para centrarte, yo lo necesito muchas veces. Pero si es algo relevante, siempre habla con tu equipo o compañeros. Comparte, eres parte de una comunidad.
Y con esto no quiero decir que todas las decisiones haya que consensuarlas ni que tengamos que tardar una eternidad en decidirnos, se trata solo, de darnos un espacio de tiempo consciente. Y si has dado ya pasos, probablemente habrás cambiado a un modelo de toma de decisiones más distribuido, lo que facilitará aún más estos momentos de consciencia.
Aunque nos hartamos a decir que somos personas resilientes, que nos sentimos cómodos con los cambios y que tenemos una organización que se adapta a los cambios, suele ser mentira.
Usando la tecnología de manera inteligente
Como decía la hija un amigo y colega, soy tecnologista, y fiel defensora de que la tecnología bien utilizada, es un gran facilitador de cambios. No te olvides de ella nunca, pero eso si, bien utilizada para el propósito que persigues.
Usa buenas herramientas de colaboración, son un must en toda organización hoy en día si queremos facilitar todo lo que hemos comentado a lo largo del articulo.
Wellbeing
Este podría ser un tema infinito sobre el que discutir. Cuando hablamos de Wellbeing o bienestar a nivel personal, hay muchos aspectos que necesitamos tener en cuenta, como el bienestar físico, mental, emocional, social, económico, etc. Según donde busquéis, encontrareis varias clasificaciones. Si queréis un poco más de información podéis echar un vistazo al Chief Wellbeing Officer que propone Steve MacGregor.
Si nos centramos en las organizaciones y el momento actual que estamos viviendo a nivel mundial, el emocional y social son dos ejes fundamentales sobre los que trabajar. Viéndonos forzados muchos de nosotros a un teletrabajo que no teníamos todavía interiorizado, y todo lo que esto ha implicado de cambio en nuestras vidas, parece interesante dedicarle un poco de tiempo y reflexión.
Si no estás en Google ni Apple, no pasa nada. Generar bienestar en los equipos no solo implica gastar dinero con consultoras de moda y grandes programas estratégicos (que por cierto tampoco están de más), pequeñas acciones pueden empezar a generar cambios importantes, sutiles pero muy poderosos. Te pongo algún ejemplo de los que yo he aplicado, pero imaginación al poder!!!
- Firmar un “contrato” de equipo. No es nada formal de irse al departamento legal, pero si es un firme compromiso de equipo/comunidad, para crear un espacio en el que todos nos sintamos seguros. Se trata de que las personas de un equipo “firmen” cómo quieren convivir como equipo, incluyendo valores, comportamientos, líneas rojas, en general todo aquello que sea importante para ese equipo.
- En tus reuniones de equipo o con compañeros introduce una práctica super sencilla que es el check-in y check-out. Reserva 5 minutos al principio y final de la reunión para:
- Check-in. Que cada persona diga en 30 seg. cómo está y como llega a la reunión. Nada de trabajo, solo personal, “estoy cansada”, “estoy muy enfadada así que hoy no os toméis a mal lo que pueda decir”, “estoy super feliz porque hoy me levanté pronto para hacer deporte…”. Esto no solo genera cohesión de equipo, sino que te da mucha información de las personas.
- Check-out: Otros 30 seg. para decir qué te pareció la reunión y si cambiarías algo, o hay alguna cosa que quieras decir a tus compañeros. Básicamente es feedback muy valioso.
- Esto también es muy útil si la gente llega tarde a las reuniones porque no “perdéis el tiempo” esperando, sino que lo invertís en saber como están tus compañeros hoy y generar cohesión de equipo.
- El poder de decir gracias. No hay nada más poderoso que decir gracias, a ser posible públicamente, a alguien que te ha ayudado o apoyado en algo, o simplemente destacar que guapo/a viene alguien hoy o lo bien que sienta la sonrisa de fulanito/a. Transforma totalmente la energía.
- Un café/cerve virtual. No es lo mismo que presencial, pero puede ayudar a darse un respiro y generar cohesión.
- Work/Life balance. Si tu empresa te lo permite, habla con tu jefe y si eres jefe habla con tus equipos e intentar acordar acciones básicas que faciliten este equilibrio, como no poner reuniones antes de las 9:30 si hay gente que tiene que llevar a sus hijos al cole, o a las 18 de la tarde que la gente también tiene vida personal.
- Reuniones de comunicación 360º. Si vuestra organización también lo permite, intentar que las típicas reuniones de equipo no solo sean de comunicación en cascada (Del jefe al empleado), sino que sean 360 y se puedan discutir cosas que para los equipos también sean importantes. Como la gente suele tener vergüenza en participar, prepararlo antes, con un panel al estilo kanban o similar donde la gente de manera anónima pueda pedir que se traten temas en esa reunión.