Introducción
Hace ya años que la tecnología se está democratizando, y eso significa que en la próxima década, la tecnología no será una ventaja competitiva para las organizaciones. Si no tienes la tecnología adecuada para tu negocio/sector, no sobrevivirás, y si la tienes, será un pilar de tu negocio, pero no te dará un valor diferencial.
¿Y que nos dará un valor diferencial? Seguro que si te has leído los artículos anteriores ya sabes la respuesta…Sencillo, Las Personas. Personas motivadas, alineadas con el propósito y valores de la organización, implicadas, creativas, eficientes, honestas….ya nos lo anticipaba hace tiempo Marta García Aller en su libro El fin del mundo tal y como lo conocemos. La cuarta revolución industrial rebosa de tecnología, así que a las personas se nos reservan tareas que una máquina o algoritmo no pueda hacer, como idear, diseñar, crear, inspirar, intuir, inventar, visualizar, liderar, cuidar, etc.
No hay futuro exitoso y sostenible de las organizaciones sin poner por delante a las personas: empleados, clientes, partners, etc. Hacer que las personas alcancen su máximo potencial en la organización, hacer que los equipos trabajen con propósito, con foco, cohesionados, reduciendo silos, fricciones, conflictos…ahí está la clave del éxito, en tener Mindfulness Teams.
Ya hay algunos que se han dado cuenta, pero la mayoría siguen dormidos pensando que los objetivos numéricos, los procedimientos, los governance, los KPIs de eficiencia y los Performance Management de dos reuniones al año es lo que nos permitirán ser exitosos…
Recordemos de nuevo los 5 pilares de las Mindfulness Organizations para tener la foto completa, aunque en este artículo nos centraremos en Mindfulness Teams.
Hace ya años que la tecnología se está democratizando, y eso significa que en la próxima década, la tecnología no será una ventaja competitiva para las organizaciones.
¿Qué son Mindfulness Teams?
Mindfulness Teams son equipos que trabajan para conseguir un propósito, con unos valores compartidos y con objetivos claros y priorizados. Están enfocados, cohesionados y desarrollan su actividad en un entorno seguro que les permite alcanzar su plenitud y máxima eficiencia.
En un research dirigido por el profesor Michael West, éste indica las 3 diferencias fundamentales entre real teams y pseudo teams:
1.- Tener objetivos claros y compartidos.
2.- Trabajar de manera conjunta y efectiva.
3.- Reunirse regularmente para medir el rendimiento y para identificar como pueden seguir mejorado.
Este research mostró que los equipos que cumplían los tres puntos anteriores, eran más eficientes, innovadores, tenían mayor bienestar, menos niveles de estrés, absentismo y rotación.
Desafortunadamente, hoy en día, creo que en la mayoría de los casos nos encontramos con pseudo-teams, es decir, gente que trabaja junta, pero que en ningún caso consiguen la plenitud ni máxima eficiencia.
Vamos a ver ahora qué cosas son imprescindibles para crear verdaderos equipos, es decir, Mindfulness Teams.
Propósito, Valores y Objetivos
Como ya os contaba en el artículo Mindfulness Culture, es fundamental que todas y cada una de las personas de nuestra organización entiendan y compartan el propósito y valores de ésta. Es la forma de conseguir un verdadero alineamiento de todas las personas en todos los equipos.
Del propósito nos movemos a la visión, misión, estrategia y objetivos. Cada equipo debe entender, cómo consiguiendo sus objetivos de equipo, van a contribuir a los objetivos y propósito de la organización.
Podéis usar modelos como los OKRs que ayudarán a aterrizar esto de una manera un poco más ordenada, pero la clave de todo es que las personas dejen de sentir que hacen tareas, para entender cómo contribuyen a los objetivos y propósito de la organización.
Entorno Seguro
Nadie va a sentir plenitud ni desarrollar su máxima capacidad si no se siente seguro, pensar en la pirámide de Maslow. Ser escuchado, respetado, valorado, recompensado y reconocido por nuestro trabajo es fundamental para generar ese entorno seguro.
Los Mindfulness Leaders son responsables de crear ese espacio seguro donde cada persona del equipo sienta que puede dar su opinión sin ser juzgado ni criticado. Donde todo feedback sea constructivo y se consigan los objetivos juntos.
También un espacio seguro significa que si una persona del equipo no está contribuyendo o comportándose como se espera, pueda expresarse y buscar una solución.
Los Mindfulness Teams crecen juntos, buscan siempre la manera más eficiente y tener más calidad, tienen reuniones regulares donde analizan su rendimiento y qué podrían hacer diferente para seguir mejorando. Seguro que aquellos que apliquen frameworks agiles les vendrán a la mente las reuniones de Retrospectiva, que deberían justo utilizarse para esto.
Una herramienta muy útil es firmar un contrato todos los miembros del equipo como os proponía el artículo Mindfulness Way of Working.
Los Mindfulness Leaders son responsables de crear ese espacio seguro donde cada persona del equipo sienta que puede dar su opinión sin ser juzgado ni criticado.
Roles y Responsabilidades
No hay nada que genere más conflictos que las líneas difusas de responsabilidad. Para que un equipo sea eficiente y no entre en conflicto, debe tener perfectamente definido quien es responsable de qué, y eso no quiere decir que no haya flexibilidad o ayuda entre compañeros, pero si y solo si, todo lo que tiene que hacerse, tiene siempre un responsable (y a ser posible un shadow).
Aquí pueden entrar diferentes modelos, desde la autogestión del equipo que parece la más ideal, pero requiere mucha madurez de equipo (yo todavía no he visto ningún equipo que lo tenga realmente implantado), hasta modelos más híbridos, pero sea cual sea el modelo que uses, debe estar definido, escrito y comunicado/validado por cada miembro del equipo.
También es importante tener en mente, que tener roles y responsabilidades no significa trabajar desalineaos, otro elemento fundamental es como todos los roles colaboran juntos para conseguir los objetivos que son comunes a todo el equipo.
Foco y priorización
La Multi-tarea es una gran mentira, nuestro cerebro es mucho más eficiente si nos centramos en una única cosa, que es justo lo que con seguimos con el Mindfulness.
Si queremos tener Mindfulness Teams debemos asegurarnos que éstos tengan claro sus objetivos, estén enfocados en lo que tienen que hacer en cada momento y su trabajo se priorice en función de los objetivos estratégicos.
Evitar distracciones, trabajo que no aporta valor y cambio de prioridades continuos, hará que las personas del equipo sean, no solo más eficientes, sino que disminuya su nivel de estrés, dado que podrán enfocar toda su energía en lo que están haciendo y sentir que están pudiendo contribuir a los objetivos del equipo. Hay que evitar que acabe un día y las personas tengan la sensación de que no han hecho nada porque se han pasado de reunión en reunión todo el día.
La multi-tarea es una gran mentira, nuestro cerebro es mucho más eficiente si nos centramos en una única cosa, que es justo lo que con seguimos con el Mindfulness.
Reuniones regulares y Comunicación
Comunicación, comunicación y comunicación! No podemos evitar estar en un mundo VUCA, volátil, incierto, complejo y ambiguo, pero si está en nuestras manos que los equipos nos comuniquemos mucho y podamos adaptarnos juntos a los cambios que se vayan produciendo.
Muchas veces suceden cosas que no nos gusta, pero si los equipos entienden que se han producido, el impacto que eso tiene y como encontrar la mejor solución juntos, ayudará a que el impacto sea menor.
En ese espacio de confianza que identifica a un Mindfulness Teams, tenemos que conseguir que la diversidad de opiniones sea una fortaleza (no confundir con conflictos), que se desarrolle la empatía, la diversidad, promover mente de principiante y hacer un análisis honesto de la efectividad del equipo y como seguir mejorando.
Gestión de Dependencias
Algo muy frustrante para un equipo, es no poder conseguir sus objetivos porque dependen de otros equipos, que por norma general, no tienen los mismos objetivos.
Este mal endémico, sobre todo en las grandes organizaciones, genera muchos conflictos y reduce de la eficiencia.
Siempre que sea posible, es muy recomendable construir lo que se conoce como full stack o end2end teams, es decir, que los equipos sean totalmente autónomos para conseguir sus objetivos sin depender de nadie. Esto es inviable en la mayoría de las organizaciones que yo conozco y que están partidas en muchos silos, pero si pensamos en la eficiencia de la organización, estos silos solo dificultan el trabajo en un entorno complejo y cambiante.
Os pongo un ejemplo, si gestionas equipos de productos digitales, alguien puede pensar que eso solo implica añadir funcionalidades en una web/mobile, pero no es así, los productos se pagan y entran en los sistemas financieros de la organización, tienen reclamaciones que se almacenan en el CRM, dependen de sistemas Legacy, o de sistemas de Data que los alimentan, o hay interacciones de los clientes por otros canales, p.e Call Center….si embargo, cada cosa que he mencionado suelen gestionarse por equipos diferentes, con presupuestos diferentes, en unidades de negocio diferentes, con objetivos diferentes….así que las dependencias a gestionar son grandes, así como las prioridades y los conflictos.
Si en lugar de tener silos, conseguimos equipos con todas las capacidades para construir soluciones end2end, ganaremos mucho, y si no puedes, al menos simplifica todo lo que puedas e identifica y gestiona las dependencias que sigan quedando antes de que se conviertan en una fuente de frustración.
Cada uno de nosotros vemos y sentimos la vida a través de nuestros filtros, que son nuestros valores, creencias y hábitos.
Gestión de Conflictos
Los conflictos deben tratarse según aparecen, si los escondemos debajo de la alfombra, solo harán que empeorar y convertirse en conflictos personales, lo que es una auténtica catástrofe que ya no tendrá solución, os lo digo por experiencia.
Hay muchos escenarios en los que se pueden provocar conflictos, pero si hago análisis de los que yo me he encontrado más habitualmente han sido:
1.- Falta de claridad de roles y responsabilidades. Si hay zonas grises, antes o después habrá conflictos, como decía antes, hay que definir perfectamente quien es responsable de qué y asegurarnos que todo lo que se necesita hacer está identificado.
2.- Dependencias. Las cosas que no están bajo nuestro control generan no solo estrés sino muchas veces frustraciones y conflictos si esa dependencia hace que un equipo no pueda conseguir sus resultados aunque haya hecho un excelente trabajo.
3.- Imposiciones. Cuando nos obligan a hacer cosas que no queremos o no entendemos, serán seguro fuente de conflictos.
4.- Situaciones de mucha presión o exceso de trabajo. Bajo situaciones de alto estrés o cansancio, es mucho más habitual que surjan conflictos.
5.- Egos: Tremendamente común en posiciones de liderazgo.
En realidad si miramos todavía más dentro, con curiosidad Mindfulness, lo que vemos es algo más profundo y complicado de gestionar como Valores, Creencias, Hábitos…una misma situación vivida por 2 personas tendrá una interpretación totalmente distinta y es que cada uno de nosotros vemos y sentimos la vida a través de nuestros filtros, que son nuestros valores, creencias y hábitos como ya hemos visto en otros artículos.
Si uno de nuestros valores más prioritarios por ejemplo, es la justicia, y percibimos que este valor no se está respetando en una situación que estamos viviendo, esto impactará brutalmente en nosotros, haciéndonos automáticamente sentirnos en peligro, con lo que atacaremos o huiremos (funcionamiento básico de nuestro cerebro reptiliano), nunca nos dejará indiferentes. Y si esto pasa repetidamente, acabará generando un gran malestar y conflicto.
Cuanto mayor sea el nivel de mindfulness, menos conflictos habrá, pero parecería una quimera pensar que van a desaparecer, así que hay que estar siempre preparado para gestionarlos.
Si los conflictos se gestionan a tiempo, haciendo que las dos partes aplique sus aprendizajes Mindfulness, donde cada persona entienda el impacto en el otro desde una manera consciente, esto cambia mucho la perspectiva.
Una de las habilidades importantes de los Mindfulness Leaders es precisamente la de ser coach y mentor de sus equipos, y deberían poder identificar y gestionar rápidamente los conflictos desde esa perspectiva, pudiendo facilitar un entendimiento y resolución.
Wellbeing
Por encima de todo somos personas únicas, completas, creativas y llenas de recursos, pero igualmente imperfectas y vulnerables.
En el artículo anterior Mindfulness Ways of working veíamos en más detalle este punto, pero no podía dejar de referenciarlo también aquí. Es importante entender que cada persona va a tener unas necesidades diferentes en cada momento de su vida, y que hay que encontrar no solo un equilibrio entre trabajo y vida personal sino que como individuos necesitamos nuestro bienestar físico, mental, emocional, social, etc.
No dejemos de darle valor a todos los aspectos del bienestar dentro de los equipos de trabajo, buscando esos momentos sociales, ese equilibrio emocional, etc.
Mis queridos Mindfulners, ¡hasta aquí el artículo de hoy 🙂 !